Unternehmer, die der Regelbesteuerung unterliegen, können sich die gezahlten Vorsteuern für bezogene umsatzsteuerpflichtige Dienstleistungen und unternehmerisch genutzte Gegenstände erstatten lassen. Das Finanzamt gewährt den vollen Vorsteuerabzug auch für Gegenstände, die teilweise privat genutzt werden, wenn ihre unternehmerische Nutzung mindestens zehn Prozent beträgt. Die Zuordnung dieser Gegenstände zum Unternehmensvermögen muss zwingend bis zum 31. Mai des Folgejahres nach der Anschaffung beim Finanzamt getroffen werden.
Gemischt genutzte Gegenstände, wie zum Beispiel ein Pkw, können vollständig dem Unternehmensvermögen zugeordnet werden, um den vollen Vorsteuerabzug zu erhalten. Im Gegenzug muss in der Folgezeit ihre private oder anderweitig nicht zum Vorsteuerabzug berechtigende Nutzung der Umsatzsteuer unterworfen werden. Eine Ausnahme gilt für gemischt genutzte Gebäude: Hier werden Vorsteuerbeträge nur für den unternehmerisch genutzten und zum Vorsteuerabzug berechtigenden Flächenteil erstattet (siehe Artikel Vorsteueraufteilung bei gemischt genutzten Gebäuden). Auch wenn bei Gebäuden die Vorsteuer nur anteilig in Abzug gebracht werden kann, ist eine vollständige Zuordnung des Gebäudes zum Unternehmensvermögen anzuraten. Denn so ist es später möglich, eine entsprechende Vorsteuerkorrektur durchzuführen, wenn das Gebäude zukünftig eventuell umgenutzt wird.
Um den Vorsteuerabzug bei gemischt genutzten Gegenständen nicht zu gefährden, sollte unmittelbar nach der Anschaffung eine Entscheidung getroffen werden, in welchem Umfang sie zum Betriebsvermögen gehören. Gegenüber dem Finanzamt muss diese Zuordnung nicht sofort, jedoch für Anschaffungen im Jahr 2016 zwingend bis spätestens zum 31. Mai 2017 dokumentiert werden. Dies gilt auch dann, wenn die Einkommensteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung für 2016 erst später abgegeben werden.
Die Höhe des geltend gemachten Vorsteuerabzugs dokumentiert üblicherweise die Zuordnung. Praktische Probleme entstehen oftmals bei gemischt genutzten Gebäuden und bei ausschließlich umsatzsteuerfreien Tätigkeiten, bei Kleinunternehmern und umsatzsteuerlich pauschalierenden land- und forstwirtschaftlichen Unternehmen, die überhaupt keine Umsatzsteuererklärung abgeben. Auch in diesen Fällen ist es wichtig, die Zuordnungsentscheidung zu dokumentieren und dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen. Anderenfalls kann bei einem späteren Wechsel zur Regelbesteuerung keine Vorsteuerberichtigung mehr vorgenommen werden.
