Vor einem knappen Jahr hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Sie regeln insbesondere den Einsatz von elektronischen Datenverarbeitungssystemen (DV-Systemen). Die umfangreiche Anweisung der Finanzverwaltung wird in der Fachwelt kritisch diskutiert, denn neben bereits lange geltenden Anforderungen wurden einige Vorschriften deutlich verschärft. Auch wenn erhebliche Kritik an den neuen GoBD laut wurde, können Verstöße gegen diese Verwaltungsvorschriften bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen. Das SHBB Journal informiert Sie deshalb über die wesentlichen Inhalte der neuen Vorschriften und gibt Hinweise für die Umsetzung in der Unternehmenspraxis.
Anwendungsbereich
Die GoBD gelten nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmer, auch Einnahmen-Überschuss-Rechner sind betroffen. Sie betreffen auch den Einsatz von DVSystemen, selbst wenn diese nur indirekt eine Verbindung zur Finanzbuchhaltung haben. Dazu können zum Beispiel folgende Vor- und Nebensysteme gehören: Elektronische Kassen, Warenwirtschaftssysteme, elektronische Waagen, Taxameter, Fakturierungssysteme, Zeiterfassungssysteme und ähnliches.
Keine Buchung ohne Beleg
Grundsätzlich müssen alle Geschäftsvorfälle durch Belege dokumentiert werden. Sind keine Fremdbelege vorhanden, müssen zwingend Eigenbelege erstellt werden.
Zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen
Die Finanzverwaltung verlangt eine Belegsicherung unmittelbar nach Belegeingang, Belegerstellung oder Entstehung eines Geschäftsvorfalls – unabhängig davon, ob es sich um einen Papierbeleg, ein digitales Dokument oder einen digitalen Datensatz handelt. Bei unbaren Geschäftsvorfällen sind Belege innerhalb von zehn Tagen nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Dies kann durch geordnete Ablage, durch zeitgerechte unveränderliche Erfassung in den Grundbuchaufzeichnungen oder durch Scannen erfolgen.
Werden Geschäftsvorfälle nicht laufend verbucht, sondern periodenweise, wie zum Beispiel monatlich, müssen vorher Sicherungsmaßnahmen ergriffen werden. Es sollte zumindest eine geordnete Belegablage als Sicherungsinstrument zum Einsatz kommen.
Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Dementsprechend muss bei einer offenen Ladenkasse täglich ein Kassenbericht erstellt werden. Optimalerweise wird dieser durch ein Zählprotokoll ergänzt. Bei elektronischen Registrierkassen oder PC-Kassen ist die taggenaue Erfassung der Kasseneinnahmen und -ausgaben durch Tagesendsummenbons / Z-Bons sicherzustellen.
Elektronische Daten
Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, elektronische Dokumente und dergleichen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, müssen zwingend elektronisch aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung in ausgedruckter Form reicht nicht aus. Vielmehr muss sichergestellt sein, dass steuerlich relevante Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben und nicht gelöscht werden.
In der Praxis ist es vielfach üblich, dass Rechnungen oder andere Dokumente mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms erstellt und die Masken mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben werden. Nur in diesen Fällen wird es nicht beanstandet, wenn das Doppel des Schreibens ausschließlich als Papierdokument aufbewahrt wird.
Die elektronischen Buchführungs- und Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument so zu speichern, dass der unveränderte Originalzustand nachvollziehbar und prüfbar bleibt. Dient eine E-Mail lediglich als Transportwerkzeug für eine beigefügte elektronische Rechnung und enthält darüber hinaus keine steuerlich relevanten Informationen, ist die E-Mail selbst nicht aufbewahrungspflichtig. Die elektronische Rechnung ist hingegen immer im Ursprungsformat aufzubewahren und abzuspeichern.
Festschreiben
In der Praxis ist es nach wie vor verbreitet, elektronische Buchhaltungen nicht sofort festzuschreiben, sondern für eine gewisse Zeit offen zu halten. Die Finanzverwaltung stellt mit den GoBD strenge Anforderungen an die Festschreibung der Buchungen: Nach Abschluss der jeweiligen Buchungsperiode (Monat, Quartal oder längerer Buchungszeitraum) muss eine Festschreibung erfolgen. Diese Vorschrift gilt sowohl für selbstbuchende Unternehmen als auch für Buchhaltungen, die von Steuerberatungskanzleien erstellt werden. Nach einer Festschreibung sind weitere Änderungen dann zwar durchaus noch möglich, allerdings müssen diese im DV-System so protokolliert sein, dass die Finanzverwaltung sie jederzeit nachvollziehen und überprüfen kann. Bei Unternehmen, die monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen, hat die Festschreibung spätestens mit Abgabe der Voranmeldung zu erfolgen. Aber auch bei allen anderen Unternehmen ist es grundsätzlich nicht mehr zulässig, Buchführungen über längere Zeit nicht festzuschreiben. Auch schon bisher durften Aufzeichnungen nicht mittels Radiergummi verändert werden.
Sämtliche am Markt verfügbaren Buchführungssysteme, die die Anforderungen der GoBD erfüllen, dokumentieren systemintern das Festschreibungsdatum einzelner Buchungen oder Buchungsstapel. Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung daher sehr einfach feststellen, ob und gegebenenfalls wann eine Buchführung festgeschrieben wurde. Bei weiteren Anhaltspunkten für nachträgliche Manipulationen kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen will.
Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem
Die Finanzverwaltung fordert für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte schriftliche Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Betroffen sind neben Programmen zur Finanz-, Anlagen- oder Lohnbuchhaltung auch weitere DV-Systeme wie elektronische Registrierkassen, Taxameter, elektronische Waagen sowie Zeiterfassungs- und Dokumenten- Management-Systeme. In vielen Fällen erfüllt die Bedienungsanleitung der DV-Systeme bereits einen Teil der Dokumentationsverpflichtung. Diese sollte also für Dokumentationszwecke aufbewahrt werden. In anderen Fällen muss erst eine eigene Verfahrensdokumentation erarbeitet werden. Während dies für große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung kaum Probleme aufwerfen dürfte, wird die Erstellung einer solchen Dokumentation für die meisten kleineren und mittleren Unternehmen nur schwer umsetzbar sein. Ein weiterer Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist das sogenannte interne Kontrollsystem. Der Steuerpflichtige muss nach Verwaltungsmeinung Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren, um so die GoBD-Konformität des DVSystems zu prüfen. Es ist zu erwarten, dass die Finanzverwaltung zukünftig vermehrt auf betriebliche DV-Systeme wie Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungsprogramme, Taxameter etc., zugreifen wird, um die Finanzbuchhaltung zu verproben. Ohne entsprechende Dokumentation und Kontrolle der Systeme könnte der Prüfer bereits einen ersten Mangelpunkt aufdecken. Ihre SHBB Beratungsstelle kann Ihnen praktische Hinweise dazu geben, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang für Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation eingeführt werden sollte.
