Seit Januar 2015 gelten neue steuerliche Regeln für Betriebsveranstaltungen. Das SHBB Journal hatte in Ausgabe 1/2015 über die geänderte Rechtslage berichtet. Zu Einzelfragen der gesetzlichen Regelung nimmt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem aktuellen Anwenderschreiben Stellung.
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern bei Weihnachtsfeiern, Betriebsausflügen, Betriebsjubiläen oder anderen Betriebsveranstaltungen Speisen und Getränke, Musik- oder künstlerische Darbietungen oder Ähnliches lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zur Verfügung stellen. Dies gilt jedoch nur, wenn die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Kosten nicht mehr als 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer betragen. Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, ist nur der übersteigende Betrag zu versteuern.
Eine Lohnversteuerung erfolgt grundsätzlich für jeden Arbeitnehmer individuell nach seinen persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Auch die Sozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich für jeden Arbeitnehmer individuell zu ermitteln. Alternativ kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer übernehmen. Die Pauschalbesteuerung des 110 Euro übersteigenden Betrages führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
Der Arbeitgeber hat zunächst die Gesamtkosten zu ermitteln, die für die Betriebsveranstaltung angefallen sind. Dieser Betrag ist zu gleichen Teilen auf alle Arbeitnehmer aufzuteilen, die tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben. Sofern auch Begleitpersonen, wie zum Beispiel Ehepartner, an der Betriebsveranstaltung teilgenommen haben, sind den Arbeitnehmern auch die auf die Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen zuzurechnen.
Sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers, auch die für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung, sind bei der Prüfung des Freibetrags zu berücksichtigen. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung Kosten für Raummiete, Beleuchtung oder für betriebsfremdes Eventmanagement sowie Kosten für Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten und Trinkgelder. Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen und damit nicht zu berücksichtigen sind dagegen die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, beispielsweise die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung oder anteilige Gebäudeabschreibungen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind in die Gesamtkosten auch unübliche Zuwendungen einzubeziehen, wie etwa Geschenke über 60 Euro. Diese mussten bislang unabhängig vom Überschreiten der 110 Euro immer lohnversteuert werden.
Laut BMF ist im Hinblick auf angefallene Reisekosten im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen zu differenzieren: Reisen Arbeitnehmer von einem anderen Unternehmensstandort zur Unternehmenszentrale an, können die Fahrtkosten sowie gegebenenfalls die Übernachtungskosten anlässlich der Betriebsfeier steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Obliegt die Organisation der Anreise zum Ausflugsziel hingegen dem Arbeitgeber, zum Beispiel durch eine gemeinsame Busfahrt, zählen die Kosten hierfür zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung und sind auf den Freibetrag von 110 Euro anzurechnen.
Der Freibetrag von 110 Euro kann für jeden Arbeitnehmer zweimal im Jahr in Anspruch genommen werden, zum Beispiel anlässlich einer Weihnachtsfeier und zusätzlich für eine Jubiläumsfeier. Nimmt ein Arbeitnehmer in einem Jahr an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können wie bisher die beiden Feiern ausgewählt werden, für die der Freibetrag gelten soll. Die während der dritten Veranstaltung unentgeltlich gewährten Zuwendungen wie Speisen und Getränke müssen dann voll versteuert werden.
Grundsätzlich geht der Gesetzgeber davon aus, dass nur eigene aktive und ehemalige Arbeitnehmer des Unternehmens, Praktikanten und Begleitpersonen der Mitarbeiter an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Die Finanzverwaltung berücksichtigt aus Vereinfachungsgründen auch Leiharbeitnehmer sowie Arbeitnehmer anderer konzernzugehöriger Unternehmen als Teilnehmer bei Betriebsveranstaltungen und gewährt hinsichtlich der Pauschalbesteuerung ein Wahlrecht: Die pauschale Besteuerung kann entweder vom entleihenden beziehungsweise Konzernunternehmen oder vom Arbeitgeber durchgeführt werden.
Das BMF stellt ergänzend klar, dass die lohnsteuerlichen Änderungen keine Auswirkungen auf die umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen haben. Es gilt umsatzsteuerlich unverändert das „Alles-oder-nichts-Prinzip“. Betragen die den einzelnen Arbeitnehmern zuzurechnenden Kosten der Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 Euro, ist von einer überwiegend betrieblichen Veranlassung auszugehen. Umsatzsteuer fällt für die Teilnahme der Mitarbeiter dann nicht an und es kann der volle Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Beim Überschreiten der 110 Euro- Grenze hat der Arbeitgeber hingegen von vornherein keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug für die Leistungen im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung. Die Zuwendung an die Arbeitnehmer wird deshalb auch nicht von der Umsatzsteuer erfasst.
