Wenn die Forderungen gegenüber säumigen Kunden immer größer werden, kann dies auch im eigenen Unternehmen zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Um die eigene Liquidität jederzeit sicherzustellen, ist ein eff ektives Forderungsmanagement unverzichtbar.
Bonitätsprüfung der Geschäftspartner vor einer Lieferung oder Leistung
Es klingt zwar simpel, aber gerade bei größeren Auft rägen von neuen Kunden ist es wichtig, deren Bonität vor Vertragsabschlüssen und dem Einräumen von Zahlungszielen zu prüfen. Hierfür stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel:
- Referenzen anderer Geschäftspartner
- Bescheinigung eines Kreditinstituts
- Auszug aus dem Handelsregister
- Veröffentlichungen im Bundesanzeiger
- Auskünfte der Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung (Schufa)
- Bonitätsauskünfte und Wirtschaftsinformationen durch spezialisierte Unternehmen und Organisationen, wie zum Beispiel Creditreform und andere
Vorschüsse und Abschläge vereinbaren
Bevor der Unternehmer eine Lieferung ausführen oder eine Dienstleistung erbringen kann, muss er häufi g zuerst selbst fi nanziell in Vorleistung treten, beispielsweise indem er Material oder andere Vorleistungen einkauft . Je nach Umfang dieser eigenen Belastung ist es zweckmäßig und üblich, den Kunden daran zu beteiligen, indem Vorschuss- oder Abschlagszahlungen vereinbart werden. Wenn Sie Werkleistungen wie den Bau eines Hauses erbringen, stehen Ihnen sogar gesetzlich Abschlagszahlungen in dem Umfang zu, wie der Kunde einen Wertzuwachs erlangt.
Vereinbarung von Eigentumsvorbehalt und Bürgschaft
Das Risiko eines Forderungsausfalls kann ebenfalls durch die Vereinbarung von Sicherheiten reduziert werden. Wird zum Beispiel ein Eigentumsvorbehalt vereinbart, geht das Eigentum an der gelieferten Ware erst nach vollständiger Bezahlung auf den Kunden über. Bezahlt der Kunde nicht oder nicht ausreichend, kann die Ware leichter zurückgefordert werden. Alternativ können auch Bürgschaft en einer weiteren Person oder eines Kreditinstitutes, die bei ausstehender Zahlung für den Kunden einspringen müssen, als Sicherheit dienen.
Skonti beschleunigen den Zahlungseingang
Die Gewährung von Skonti motiviert Kunden oft , zeitig zu bezahlen. Ein Preisnachlass von wenigen Prozent für einen früheren Zahlungseingang entspricht regelmäßig einer sehr hohen Verzinsung. Wer Skonti geschickt in seinen Angebotspreis einkalkuliert, kommt schneller an sein Geld und kann bei seinen eigenen Lieferanten unter Umständen ebenfalls Preisnachlässe in Anspruch nehmen.
Zügige und lückenlose Rechnungsstellung
Scheuen Sie sich nicht davor, die Rechnung kurzfristig zu stellen. Schließlich liefern und leisten Sie ja auch termingerecht! Achten Sie bei der Rechnungserstellung darauf, inhaltliche und formale Fehler zu vermeiden. Die erbrachte Leistung oder Lieferung sollte gegenüber dem Rechnungsempfänger lückenlos und sorgfältig dokumentiert und abgerechnet werden, da bei Streitigkeiten oft mals Zahlungen zunächst ganz verweigert werden. Es gilt also, unnötige Rechnungskorrekturen, die Zeit kosten, Liquidität beanspruchen und die Geschäft sbeziehung belasten, zu vermeiden.
Zahlungseingänge überwachen
Zahlungseingänge sollten Sie in regelmäßigen Abständen mit dem Forderungsbestand abgleichen und die Zahlungsziele überwachen. Wenn ein Kunde nicht fristgerecht zahlt, prüfen Sie zunächst intern, ob die Leistung wirklich wie vereinbart erbracht, eventuell ein neues Zahlungsziel eingeräumt und alles korrekt verbucht wurde. Dies ist eigentlich selbstverständlich, wird aber in der Praxis häufi g nicht ausreichend umgesetzt. Vor allem, wenn mehrere Personen im Rechnungswesen eingebunden sind, muss die interne Kommunikation funktionieren.
Kontrolle der offenen Posten unverzichtbar
Für den Überblick über noch off ene Forderungen gegenüber Kunden, aber auch Verbindlichkeiten gegenüber den eigenen Zulieferern ist die Kontrolle der off enen Posten- Liste (OPOS-Liste) unverzichtbar. In der OPOS-Liste werden alle noch nicht vollständig bezahlten Forderungen und Verbindlichkeiten aufgeführt. Voraussetzung hierfür ist, dass in der Buchführung mit off enen Posten gearbeitet wird. Eine konsequent gepfl egte OPOS-Liste verhindert, dass Rechnungen übersehen oder doppelt bezahlt werden. Außerdem stellt die OPOS-Liste die beste Grundlage für das betriebliche Mahnwesen dar.
Mahnwesen organisieren
Sollte ein Kunde zum gesetzten Termin nur Teilbeträge oder gar nicht gezahlt haben, sollten Sie einen „Fahrplan“ für den weiteren Forderungseinzug erstellen. Führen Sie mit dem Kunden beispielsweise Verhandlungen über Teilzahlungen. Bei einigen säumigen Kunden wird allerdings ein gerichtliches Mahnverfahren nicht zu vermeiden sein. Scheuen Sie nicht davor zurück, sich gegebenenfalls an ein professionelles Inkassoinstitut zu wenden, denn je länger Sie mit dem Forderungseinzug warten, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie an Ihr Geld kommen.
Kommunikation mit „Fingerspitzengefühl“
Wenn zu einem Kunden engere Geschäft sbeziehungen bestehen, sollten Sie bei einem erstmaligen oder nur sehr selten vorkommenden Zahlungsverzug „Fingerspitzengefühl“ walten lassen. Es kann angebracht sein, einen weiteren Zahlungsaufschub zu gewähren. Ratsam wäre aber bei größeren Forderungen, gleichzeitig Instrumente zur Forderungssicherung einzusetzen. So könnten Sie sich beispielsweise Vermögensgegenstände sicherungsübereignen oder auch Forderungen des Kunden als Sicherheit an Sie abtreten lassen.
Eigene Liquidität immer im Blick behalten
Säumige Zahler können Ihre Existenz gefährden. Deshalb ist es wichtig, einen Überblick über die eigene Liquidität zu behalten. Planen Sie Ihre Ein- und Auszahlungen sorgfältig und kalkulieren Sie bei der durchschnittlichen Zahlungsfrist Ihrer eigenen Forderungen einen Sicherheitszuschlag mit ein. Sollte es um Ihre Liquidität nicht so gut bestellt sein, warten Sie nicht, bis der Kreditrahmen bei der Bank vollständig ausgeschöpft ist. Suchen Sie stattdessen rechtzeitig den Kontakt zu Ihrem Kreditkundenberater, um gemeinsam eine geeignete Lösung zu fi nden.
