Unternehmer müssen nach den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften ihre Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufbewahren. In bestimmten Fällen dürfen aber auch Privatpersonen ihre Unterlagen nicht sofort vernichten.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Die meisten Buchführungsunterlagen müssen nach den gesetzlichen Vorschriften zehn Jahre lang aufbewahrt werden; nur die geschäftliche Korrespondenz hat bereits nach sechs Jahren ausgedient. Folgende Unterlagen dürfen 2016 vernichtet werden:

• Bücher und Aufzeichnungen aus 2005 oder früher,
• Inventare, die bis Ende 2005 aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die 2005 festgestellt worden sind,
• Buchungsbelege, die bis Ende 2005 entstanden sind,
• Eingangsrechnung sowie Doppel oder Kopien der Ausgangsrechnungen, die 2005 oder früher ausgestellt worden sind,
• bis Ende 2009 empfangene und abgesandte Handelsoder Geschäftsbriefe,
• sonstige Unterlagen, die 2009 oder früher entstanden sind.

Achtung – verlängerte Aufbewahrungsfristen?

Die oben genannten Aufbewahrungsfristen laufen jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind, für die noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist.

Bei elektronisch empfangenen Rechnungen sowie IT-gestützten Buchführungssystemen ist die Aufbewahrungspflicht nur dann erfüllt, wenn die Buchführungsbestandteile sowie die in elektronischer Form empfangenen Rechnungen in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht werden können. Die Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass auch Jahre später noch ein elektronischer Zugriff auf die vorhandenen Daten möglich ist. Allein die ausgedruckten Belege, Rechnungen oder Kontoauszüge aufzubewahren, ist bei Unterlagen, die im Original nur elektronisch vorliegen, nicht ausreichend.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Auch Privatpersonen sind verpflichtet, bestimmte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Rechnungen für handwerkliche Arbeiten im oder am Haus, in der Wohnung oder am Grundstück. Sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten darüber hinaus bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden.